Cérémonie de Remise des Diplômes

La cérémonie de remise des diplômes des BUT de l’IUT de Vannes a été un projet particulièrement riche et exigeant, auquel j’ai participé pendant plusieurs mois. De la préparation logistique à la création des supports visuels, en passant par la communication, la coordination des équipes et la gestion de la régie le jour J, cette expérience m’a permis de prendre part à un événement de grande ampleur, mobilisant à la fois rigueur, créativité, adaptabilité et sang-froid.

Compétences organisationnelles :

Participation à l’organisation complète de la cérémonie, de la préparation en amont jusqu’au jour J. Coordination de nombreux éléments logistiques sur plusieurs mois : choix du lieu, répartition des formations dans l’amphithéâtre, gestion des questionnaires de participation, anticipation des flux de circulation, réflexion sur le déroulé global et ajustements constants en fonction des contraintes. Contribution à la mise en place d’un événement structuré, fluide et adapté à un public de plus de 500 personnes.

Compétences en communication et création visuelle :

Contribution à la communication autour de l’événement à travers l’envoi de questionnaires, la diffusion d’informations par mail et le relais sur les réseaux sociaux de l’IUT comme LinkedIn, Instagram et Facebook. Conception de nombreux supports nécessaires au bon déroulement et à l’identité visuelle de la cérémonie : affiches d’orientation, signalétique, badges pour les diplômés, le personnel et les enseignants, ainsi que différents éléments de décoration. Réalisation d’un post récapitulatif après la cérémonie afin de prolonger sa visibilité et de valoriser les temps forts du projet.

Compétences en coordination et gestion de l’imprévu :

Travail en collaboration avec de nombreux acteurs du projet : tutrice, assistante communication, personnels volontaires, groupe d’étudiantes, techniciens et animateur. Suivi de l’avancement, adaptation aux changements de dernière minute et participation active à la construction d’un événement collectif. Prise en charge de la régie technique le jour J, avec la gestion du diaporama, des transitions, des musiques et de la synchronisation avec l’animateur ainsi qu’avec les techniciens son et lumière. Capacité à réagir rapidement, à garder son calme sous pression et à prendre des décisions efficaces dans un contexte exigeant.

Compétences techniques et relationnelles :

Maîtrise des outils nécessaires à la création des supports de communication et à la préparation technique de l’événement. Utilisation de compétences en mise en page, organisation visuelle, coordination technique et gestion opérationnelle pour assurer un déroulement fluide et professionnel. Développement de qualités relationnelles essentielles comme l’écoute, l’adaptabilité, le sens des responsabilités, le professionnalisme et la capacité à travailler efficacement en équipe dans un cadre institutionnel.

Cérémonie de Remise des Diplômes

Projet : Alternance - IUT Vannes Quand : 2025